**مایکروسافت نسخهای رایگان و محدود از چتبات Copilot را به بازار عرضه کرده است**
شرکت مایکروسافت به تازگی نسخهای رایگان و محدود از چتبات Copilot را برای دسترسی در ویندوز و برخی خدمات دیگر معرفی کرده است. اما Microsoft ۳۶۵ Copilot به عنوان یک افزونه خاص برای طرحهای تجاری و سازمانی Microsoft ۳۶۵ ارائه میشود که به ازای هر کاربر ماهیانه ۳۰ دلار هزینه دارد. این ابزار به طور عمیق با اپلیکیشنهای مجموعه آفیس یکپارچه شده و قابلیتهای پیشرفتهای چون اتوماسیون جریانهای کاری را فراهم میکند.
با توجه به هزینه نسبتا بالای این سرویس، اهمیت بهرهوری در استفاده از آن به وضوح مشخص میشود. در این راستا، گفتوگویی با چهار مدیر IT از سازمانهای مختلف که از Copilot در مقیاس وسیع استفاده کردهاند، انجام شده است. نظرات آنها راههای عملی برای انتخاب کاربردهای مؤثر، مدیریت دادهها و تعیین دسترسیها را روشن میسازد.
### گام اول: شناسایی کاربردهای مؤثر
مدیران IT با شناسایی جریانهای کاری که در آنها Copilot میتواند ارزش افزوده سریع ارائه دهد کار خود را آغاز کردند. تروی هیلتبَرند از شرکت Partner.Co اشاره کرد که در ابتدا از Copilot برای خلاصهسازی جلسات و یادداشتبرداری استفاده کردند. با گذشت زمان، این ابزار بهمنظور ایجاد یک چتبات خدمات مشتری به کار گرفته شد که زمان لازم برای پیادهسازی آن تنها دو روز بود و اکنون بیش از ۱۰۰ نماینده مشتری از آن استفاده میکنند.
رابین پاترا از شرکت ARCO نیز Copilot را برای رونویسی جلسات و همگامسازی وظایف با Microsoft Planner به کار گرفت، که منجر به افزایش چشمگیر در پاسخگویی و مدیریت پیگیریها گردید.
در دانشگاه فلوریدای جنوبی، سیدنی فرناندز بیان کرد که در مرحله آزمایشی، تقاضا برای این ابزار بسیار بالا رفته و باعث شد تا آنها مقیاس کار را افزایش دهند.
محمد شلبی، مدیر فناوری در TechGofers، به استفاده مؤثر بسیاری از مشتریانش از Copilot برای گردآوری گزارشها اشاره کرد و اعلام کرد که این ابزار زمان انجام کار را به شدت کاهش داده است.
### گام دوم: ساماندهی دادهها
کیفیت عملکرد هوش مصنوعی مانند Copilot به دادههایی که به آن ارائه میشود بستگی دارد. تمامی مدیران IT تأکید کردند که نظمدهی به دادهها یک پیششرط اساسی برای بهرهوری از این ابزار است. شلبی یادآوری کرد که یکی از تیمهای بازاریابی به دلیل پراکندگی دادهها در سیستمهای مختلف نتوانستند از ظرفیتهای هوش مصنوعی بهره ببرند و این نقطهای است که اهمیت ساماندهی دادهها مشخص میشود.### خودکارسازی و حاکمیت دادهها در فناوری
پاکسازی دادهها و مدیریت مجوزهای دسترسی به آنها از اهمیت بالایی برخوردار است. شلبی تأکید کرد: «اگر دادهها بهطور منظم، متمرکز و برچسبگذاری نشده باشند، خروجی معناداری حاصل نخواهد شد. در غیر این صورت، خطر بروز خطا یا افشای اطلاعات حساس برای کاربران نامناسب وجود دارد.» او به دسترسی مبتنی بر نقش اشاره کرد و گفت: «ما اطمینان حاصل میکنیم که هوش مصنوعی فقط به اطلاعاتی دسترسی داشته باشد که کاربران مجاز به دیدن آنها هستند. این سیستم در SharePoint بهصورت سادهتری قابل مدیریت است، چرا که مجوزها بهصورت گروهی تنظیم میشوند.»
سیدنی فرناندز از دانشگاه فلوریدای جنوبی نیز این نظرات را تأیید کرد و اظهار داشت: «این امر مهم است که نپنداریم همه چیز بهطور پیشفرض ایمن است. ما زمان زیادی را صرف قفلگذاری روی تنظیمات OneDrive و SharePoint کردیم و همچنین از Microsoft Purview برای دستهبندی دادهها بر اساس سطوح دسترسی بهره بردیم. این اقدام بیشتر مربوط به هوش مصنوعی نیست، بلکه بخشی از یک تلاش جامعتر در زمینه حاکمیت دادهها است.»
هیلتبرند در Partner.Co گفت: «ما تنها از Copilot در محیط Microsoft tenant خود استفاده میکنیم. این موضوع به ما کنترل کامل میدهد و هیچ فایلی به ابزارهای ثالث بارگذاری نمیشود، بنابراین خطر نشت اطلاعات وجود ندارد.» با این حال، او به یک چالش جدید در حاکمیت داده اشاره کرد و گفت: «در کشورهای مختلف با محصولات و طرحهای متفاوتی فعالیت میکنیم. در ابتدا متوجه شدیم که پاسخهای نمایندگان خدمات مشتری در آمریکا مطابق با نیازهای اروپا طراحی شده بود. اکنون در حال اصلاح قالبهای محتوا هستیم و احتمالاً در آینده عاملهای جداگانهای برای هر منطقه ایجاد خواهیم کرد.»
### آموزش هدفمند و تداوم آن
با وجود شهود ابزارهای هوش مصنوعی، تسلط بر آنها بهسادگی امکانپذیر نیست. شلبی توضیح داد که برای استفاده مؤثر از Copilot در برنامههایی مانند Outlook و Word، کاربران نیاز به مهارت در طراحی پرسشها و درک رفتارهای هوش مصنوعی دارند.
او گفت: «بسیاری از کاربران انتظار معجزه دارند، ولی باید به آنها یاد داد که چگونه سوالات را ساختارمند کنند: تعریف نقش برای هوش مصنوعی، ارائه زمینه، مشخص کردن وظیفه، تعیین قالب خروجی و تنظیم لحن. این آموزش میتواند ارزش دریافتی آنها را افزایش دهد.»
در ARCO، آموزش هوش مصنوعی شامل یک سیستم آموزشی سهسطحی میشود. پاترا توضیح داد: «دوره اول، AI 101، برای تمامی کارکنان الزامی است. دورههای بعدی نحوه بهرهمندی از هوش مصنوعی در فرآیندهای ساخت و ساز را آموزش میدهند. در حال حاضر، حدود دوسوم از ۴۰۰۰ کارمند ما این دورهها را گذراندهاند.»
در دانشگاه فلوریدای جنوبی نیز رویکرد غیررسمیتری اتخاذ شد. فرناندز اضافه کرد: «ما یک گروه در Teams تشکیل دادیم و نشستهای ماهانهای با عنوان “قهوه و Copilot” برگزار کردیم تا کاربران تجربیات و پرسشهای خود را به اشتراک بگذارند. همچنین هر هفته نکات فنی کوتاهی منتشر میکردیم تا مهارتها را گسترش دهیم.»
هیلتبرند خاطر نشان کرد: «بدون راهنمایی، کاربران ممکن است فقط یک بار از AI استفاده کنند و با خروجی نامناسب مواجه شوند و دیگر سراغ آن نروند. آموزش میتواند به تقویت مهارتهای تیم در استفاده از هوش مصنوعی کمک کند.»
شرکت Partner.Co همچنین برنامهای را برای پاداشدهی به بهترین کاربردهای هفتگی هوش مصنوعی به ارزش 100 دلار راهاندازی کرد. هیلتبرند گفت: «این برنامه انگیزهای ایجاد کرد و نوآوری از پایین سازمان را نمایان ساخت. یکی از مهندسان با کمک Copilot توانست مشکل پیکربندی سرور را که معمولاً یک هفته طول میکشید، تنها در یک روز حل کند.»
### شروع کوچک و مقیاسگذاری با توجه به بازگشت سرمایه
پذیرش سازمانی باید بهطور طبیعی از طریق تجربیات موفقیتآمیز رشد کند. هر یک از مدیران Copilot را بهصورت مرحلهای اجرا کردند. ابتدا با مدیران، دستیاران و کارکنان IT کار کردند و سپس با اثبات موفقیت، دامنه را گسترش دادند.
پاترا توضیح داد: «ما در ARCO با یک گروه آزمایشی ۱۵ تا ۲۰ نفره آغاز کردیم و سه شاخص را اندازهگیری کردیم: میزان استفاده واقعی، بهبود جریانهای کاری و رضایت کاربران. بعد از اثبات کارایی، دامنه را توسعه دادیم.»
در دانشگاه فلوریدای جنوبی، فرناندز نقش تأمینکنندگان بودجه مرکزی را ایفا کرد و سپس اختیار لازم را به هر بخش برای تصمیمگیری درباره ادامه استفاده از ابزارها داد. او گفت: «این رویکرد “ابتدا امتحان کنید و سپس خریداری کنید” به ما اعتبار بخشید. در حال حاضر حدود ۱۰۰۰ کاربر داریم.»**پذیرش دوطرفه در استفاده از هوش مصنوعی**
رهبران دانشگاه تأکید کردند که پذیرش تکنولوژیهای جدید باید به شکل دوطرفه صورت گیرد. به گفته آنها، آموزش رهبران ارشد و درگیر کردن دانشجویان و بخشهای مختلف لازمه پیادهسازی موثر است. این فرایند به حمایت و همکاری از هر دو طرف نیاز دارد.
**رویکرد تکرارشونده در مدیریت تغییرات**
شلبی بیان کرد که تیمش از رویکردی تکرارشونده استفاده میکند. به گفته او، این مدیریت تغییرات به معنای تغییر یکباره سیاستهای دسترسی نیست، بلکه بررسی و اصلاح مستمر بازخورد کاربران را شامل میشود.
**افزایش هزینهها با رشد هوش مصنوعی**
رشد استفاده از هوش مصنوعی در سازمانها منجر به افزایش هزینهها میشود. رهبران فناوری اطلاعات باید در مدیریت این هزینهها نقش داشته باشند. بهعنوان مثال، هیلتبرند اظهار داشت که او برای گسترش چتبات Copilot به کاربران بیرونی با هزینههای بالای مجوز مواجه هستند و در حال آزمایش با پلتفرمهایی چون Intercom و Zendesk Chat است.
**اهمیت ارزیابی نتایج برای بازگشت سرمایه**
فرناندز بر ضرورت سنجش و ارزیابی نتایج تأکید کرد. او گفت که با وجود هزینههای بالای استفاده از این تکنولوژی، نیاز به داشبوردهای ردیابی و بازخوردهای کیفی برای اندازهگیری تأثیر آنها ضروری است.
**چالشهای استفاده از Copilot**
در حالی که رهبران از مزایای Copilot صحبت میکنند، شلبی بر اهمیت مدیریت انتظارات تأکید کرد. او هشدار داد که بسیاری از کاربران ممکن است انتظارات غیرواقعی از این ابزار داشته باشند. فرناندز نیز به عدم وعدههای بیش از حد برای جلوگیری از ناامیدیها اشاره کرد.
**چکلیستی برای موفقیت در پروژههای هوش مصنوعی**
تجربیات این رهبران به تدوین چکلیستی از بهترین رویهها منجر شده است. این رویهها شامل یکپارچهسازی دادهها، آغاز با کاربردهای ساده، آموزش پیشگامان، تبدیل پروژههای IT به ابتکارات کسبوکار و حفظ هیجان در کاربران است.
**آینده هوش مصنوعی در سازمانها**
اگرچه بازگشت سرمایه از Copilot ممکن است زمانبر باشد، اما رهبران بر این باورند که مزایای کیفی آن، همچون افزایش سرعت انجام وظایف و کاهش بار ذهنی، هماکنون قابل مشاهده است. شلبی تأکید کرد که هوش مصنوعی در حال تحول از یک دستیار منفعل به یک عامل فعال است.
به گفته پاترا، هوش مصنوعی به هدف توانمندسازی انسانها طراحی شده و نه جایگزینی آنها. این پیام اصلی است که باید مورد تأکید قرار گیرد.
منبع: [computerworld](https://www.computerworld.com/article/4036013/how-it-leaders-unlock-productivity-with-microsoft-365-copilot.html)
